Bir sorumlu, bir takvim
Taşınma sürecinde şirket içinden bir sorumlu belirlemek, kararların hızla alınmasını sağlar. Bu kişi nakliye firması, bina yönetimleri ve çalışanlar arasındaki iletişimi yürütür. Sorumlunun elinde taşınma tarihine kadar her haftanın yapılacaklarını gösteren bir takvim bulunmalıdır.
Takvimde kira sözleşmesinin bitişi, yeni ofisin hazır olacağı tarih ve internet bağlantısının kurulacağı gün gibi kritik noktalar yer almalıdır. Bu tarihler arasındaki boşluklar, taşınmanın ne zaman yapılacağını belirler. Mümkünse yeni ofisin altyapısı taşınmadan önce tamamlanmalıdır.
Yeni ofisin kat planı
Yeni ofisin planı üzerinde her çalışanın masasını ve her ortak alanın yerini belirleyin. Masalara numara verip bu numaraları kolilere ve mobilyalara da işlemek, taşınma gecesi ekibin işini kolaylaştırır. Toplantı odası, mutfak ve arşiv için de ayrı kodlar kullanılabilir.
Yerleşim planını taşınmadan önce çalışanlarla paylaşmak, hafta başında oluşabilecek karışıklığı önler. Herkes yeni yerini önceden bildiği için ilk gün masasını aramakla vakit kaybetmez. Plan, nakliye ekibine de basılı olarak verilmelidir.
Bilgi işlem ve arşiv
Sunucuların ve ağ cihazlarının kapatılıp yeniden kurulması, taşınmanın en hassas adımıdır. Bu işin sorumluluğunu bilgi işlem ekibinize ya da teknik hizmet aldığınız firmaya vermek en doğrusudur. Taşınmadan önce verilerin yedeklenmesi de unutulmamalıdır.
Arşivi taşımadan önce ayıklamak hem taşınacak hacmi hem de yeni ofiste kaplanacak alanı azaltır. Saklama süresi dolmuş belgelerin imhası için yasal gereklilikleri kontrol edin. Sık kullanılmayan arşivi depolamak da yeni ofiste yer açmanın bir yoludur.
Çalışanları sürece katmak
Çalışanlara taşınma tarihini, kişisel eşyalarını nasıl paketleyeceklerini ve hangi gün hangi adreste çalışacaklarını açıkça duyurun. Her çalışana yeterli sayıda koli ve etiket verilmesi işleri hızlandırır. Kişisel eşyaların taşınma gününden önceki son iş günü paketlenmesi idealdir.
Taşınmadan sonraki ilk gün küçük aksaklıklar yaşanması doğaldır. Bu aksaklıkları toplayacak bir kişi belirlemek sorunların hızla çözülmesini sağlar. Yeni ofisin acil çıkışları, otopark kuralları ve giriş kartları hakkında kısa bir bilgilendirme de faydalı olur.